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プランニングから引っ越しまでの「オフィス移転のスケジュール」を分かりやすくご紹介しています。また、移転にともなう手続きなどの 業務をタイムスケジュールに沿って詳しくご説明しています。チェックリストの項目を確認しながら、移転のご準備をお進めください。貴社の 移転プロジェクトのお役に立てば幸いです。

STEP5 移転手続き・引っ越し

移転日時の決定
移転の日時は他のテナントの移転と重なったりしないよう、あらかじめビルオーナーと相談、十分確認した上で決定します。

各官庁への届け出
□ 法務局への届け出(移転後2週間以内に)
移転前担当部署で手続きをします。移転のケースや移転先によって転出書類が異なるケースがあるので注意が必要です。手続きは約1週間前後で終了します。特に本社移転の場合は「類似商号」や「定款の変更」も必要になります。
「類似商号」については事前に確認してください。

□ 税務署への届け出
移転登記を済ませてから「登記謄本あるいは抄本」を添えて「納税他移転」の届出書を新・旧税務署へ遅滞なく提出します。その他「給与支払い事務移転の届け出(新・旧1ヵ月以内)」などが必要です。

□ 地方税事務所への届け出
地方税事務所へは「登記簿謄本」を添付して「事業開始等申告書」などを提出します。これからの書類は現在地と転出先の各地方税事務所へ提出します。ただし、東京23区内では転出先の地方税事務所へ提出するだけで済みます。

電話の移転
□ 電話の移転手続き
契約者名と移転先の住所が確認できる書類(登記簿謄本あるいは抄本)ど用意し、現在地と転出先の各電話局で手続きをします。電話の移転手続きは工事予定日の1ヵ月前までに受け付けしましょう。取り外しは移転終了後が良いでしょう。3〜4月は転居シーズンとなるため混雑が予想されます。この時期は早めに申し込んでおきましょう。

□ 移転工事の費用の問い合わせ
使用する電話機の種類や回線の長さによって工事費が異なります。事前に電話局へお問い合わせください。移転を機に通信費やシステムについてNTT等にアドバイスを受けてみてください。

□ 電話番号の変更があるかの確認
現在の受け持ち電話局の区域外へ移転する場合は電話番号が変わります。また、区域内の移転の場合でも電話番号が変わることもあるので確認してください。

□ 電話の移転案内サービスの申し込み
電話移転(番号変更)の案内は無料です。原則として変更後から6ヵ月間行われます。移転の手続きの際、必要なら申し込んでおきましょう。

□ 配線や設備場所についての打ち合わせ
ビジネスホンやファクスなどのOA機器の設備場所を事前に電話局と打ち合わせする必要があります。

□ NTT以外の電話に加入している場合
NTT以外の電話会社と契約している場合も、NTT同様事前の連絡が必要です。

その他
□ リース聞き会社への手配
□ 自販機会社への手配
□ 新聞配達店の変更手続き
□ 社員の通勤期券の変更手続き
□ 保険などの変更手続き
□ 郵便局への移転届け出(郵便物の転送手続きなど)

移転案内状
□ 移転住所の再確認
パンフレットに記載されている竣工前の住所(地番)と、完成後の住所が異なっていることが多いので十分注意してくたさい。地番と混同せず正しい住所表示を確認ください。

□ 発送日の決定
宛て名書きは担当者の直筆が良い場合もあるので、早めに宛て名書き作業の手配をしておきます。発送は遅くとも移転日の4〜5日前までに先方に届くのが望ましいです。

□ 名 刺
移転前までに新しい名刺が刷り上がっているように移転案内状と並行して手配してください。

印刷物(販促物)の会社所在地表示など

必要アイテムをリストアップして、一般差し替えで済むのか、新規制作が必要なのかをチェックします。制作・印刷会社のスタッフと打ち合わせ、スケジュール表を作成してください。

表示変更が必要になるもの

□ 各種伝票類
□ レターヘッド
□ 封筒類
□ 商品カタログ・パンフレット類

□ 会社案内
□ 各種ゴム印
□ 屋内外の表示
□ 看板
□ 営事業の表示
□ 梱包用段ボールの表示
□ その他

□ 損害保険の加入
盗難・火災をはじめとして、様々な危険からオフィスを守るため、損害保険に加入しておくとよいようです。損害保険には火災・盗難・水ぬれ・物体の落下などによる破損や落雷など、その種類によってさまざまな対象範囲がありますので、最適なものを上手に選択します。また、オーナーによっては指定されるケースもあります。

引っ越し
□ 引っ越し
さぁ、本番です。「オフィスの移転のスケジュール」のSTEP5を確認して、各業者と綿密な打ち合わせを行ってください。


オフィス移転のチェックポイント
オフィスの移転のスケジュール表
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