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プランニングから引っ越しまでの「オフィス移転のスケジュール」を分かりやすくご紹介しています。また、移転にともなう手続きなどの 業務をタイムスケジュールに沿って詳しくご説明しています。チェックリストの項目を確認しながら、移転のご準備をお進めください。貴社の 移転プロジェクトのお役に立てば幸いです。

STEP2 オフィスビル選び

良いオフィスビル選びのためのチェックポイント

□ 立地条件
実際に最寄りの駅から歩いてみることが大切です。銀行
郵便局や食事などで業務上の支障や社員の不便がないか、 周囲の環境を確認してください。

□ 使い勝手
簡単なレイアウトを考えながら、実際の使い勝手ほチェック するのがポイント。給湯室やトイレ(ブースの数)、化粧室などは女性の観点を取り入れることも重要なポイント です。

□ 実質有効面積
廊下やトイレなどの共用部分の負担についての有無や(※1)、契約面積の内、実際にオフィスとして使用できる有効面積はどれくらいかを確認します。図面と実際に現場で見た違いを自分で確かめてみることが大切です。(※2)

※1…契約面積には専用面積のみ場合と、専用面積に共用面積の一部を含む場合があります。(詳細は契約の項を参照)。
※2…面積算出方法は一般的には壁心計算で示されています。

□ 天井高
オフィスの機能性や、オフィスワーカーの快適な環境を考えるなら、天井高は2.6p以上(大型ビルの場合は2.7m〜2.8mが望まれます。)

□ 管理体制
防犯システムは万全ですか。例えばコンピューターによる「24時間対応の警備システム」を採用していますか。
その他の維持管理についてはどうなっていいますか。優れた 管理体制はオフィスビルの基本条件です。

□ オフィスの使用時間の制限
早朝や休日の出勤時、残業などの諸事情を考え、ビル開閉時間なども確認してください。

□ OA機器への対応
OA機器や電話を多数使用する場合は、電気容量や電話 が回数不足しないかを確認してください。また、光ケーブ ルや特別な専用回線、店舗使用などで特別な設備を使用 する場合も同様に確認してください。

□ 空調システム
換気能力は十分ですか。冷暖房は各室ごと(あるいは各階) にコントロールできる「個別空調」になっていますか。
時間帯にかかわらず自由に小さなスペースで使用できれば ベストです。空調費用もシステムによって変わってくるため、 事前に確認することが必要です。

□ 耐震基準
建物をどのように建てるかは建築基準法、建築基準法施行例、建設省告示などによって定められています。地震に対しても同様にこれらの法律などによって定められ、それらをまとめて「耐震基準」と呼んでいます。
1981年に施行された新耐震基準の目標は、地震による建物の倒壊を防ぐだけでなく、「建物を使う人の安全を確保すること」で、厳しい基準が設けられています。
1982年〜1983年後竣工の建物は、新耐震か旧耐震かはっ きり区別出来ないので、確認することをお勧めします。

□ 駐車場
オフィスビル内、あるていは近くに自社用と来客用の駐車場 を確保できるか、また、その駐車場能力(利用時間や車種の 制限、駐車台数など)についても確認します。

□ 共益費など負担内容
共益費(管理費)に含まれる項目を確認してください。管理に関する費用の他に、冷暖房などの空調費、共用部分の光熱費などが含まれているかどうかもチェックしてください。また、貸室内の清掃費、時間外空調費など、共益費以外の費用負担の有無を確認してください。

□ 預託金の扱い
預託金は解約明け渡しの後いつ返還されるのか。また、償却がある場合、その割合などを確認してください。

□ 他の入居テナント
入居しているテナントの質や内容でビルのグレードが評価されます。あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

□ 希望条件をまとめる
ここで貴社の希望条件をまとめてください。下記の「オフィスビル選びのチェックポイントBEST10」をご参照ください。

オフィスビル選びのチェックポイント BEST10(当社調査による)

●場所(周辺環境を含む)と賃貸条件
●交通機関
●ビル使用時間と空調時間(時間外使用料)
●天井高など、部屋の形状と室内の柱数及び位置
●建物のグレード

●電気容量(OA機器設備対応)
●採光と眺望
●電気回路や床配線方式
●駐車場設備の有無と周辺事情
●電話回線や光ケーブルの有無

□ 借室申込書の提出
最終的な候補物件の選出が終わると、次はそのビルオーナーに応じて「借室申込書」に会社概要を添付して提出します。通常オーナーは独自の審査を経て、3日〜1週間後に返答します。しかし、他テナントの競合などの事情により、不承諾となる場合もあります。あらかじめ予備の候補を選んでおくことも、移転計画を効率良く進めるために必要です。

□ 解約予告の通知は早めに
現在入居しているオフィスの賃貸借契約チェックします。解約は契約期間終了による場合と、企業活動の事情による中途解約があります。通常6ヵ月前(あるいは3ヵ月前)までに解約予告する旨が契約書に記載されています。予告期間に満たない中途解約の場合、予告期間までの賃料を支払わなければなりません。その場合賃料だけでよいのか、共益費を含むのかを確認します。またその際、預託金の返還について、返還機関、返済方法、金額を確認しましょう。


オフィス移転のチェックポイント
オフィスの移転のスケジュール表
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